導入事例

『KAMIMAGE』は、3年かかってたどり着いた名刺管理の完成形

Sony Music Communications Inc.

株式会社ソニー・ミュージックコミュニケーションズ

コミュニケーションカンパニー
プランニングオフィス イベント制作ルーム
高階 誠 様
http://www.smci.jp/

音楽やゲーム、映像等のソフトビジネスで培ったノウハウと発想力で、エンタテインメント性の高いサービスをご提供しています。パッケージデザインや宣伝広告、空間プロデュースなど制作から流通までを一手に担うほか、3Dプリンターやインタラクティブデジタルサイネージといった時流に沿ったご提案も高い評価を受けております。

業種 映像・音声・文字情報制作業
活用方法 名刺管理

時間も手間もかかっていたイベント時の名刺整理

今年から『KAMIMAGE』をご利用いただいていますが、どのようなきっかけで導入いただいたのでしょうか?
ここ3年、毎年商談イベントに出展しています。ブースを出して、興味を持ってくださった来場者の方と名刺交換し、商談につなげるという目的のものです。何百枚もの名刺を頂戴するのですが、その情報を整理し、すぐにデータ化して営業活動につなげていかなくてはいけません。そのために導入を決めました。
導入前は、どのように管理されていたのですか?
1回目の出展時は、いただいた名刺を箱の中にためておいて最後にスキャンし、後日社員が手打ちでデータ化していました。名刺交換をした方にはアンケートも記入していただいていたので、それらを整理するのに3週間程かかりましたね。
それは大変でしたね……
はい。そこで2回目は、イベント当日にスキャニング会社の方に来ていただいて名刺をスキャンしてもらい、後にアプリを使ってデータ化しました。1回目に比べるとだいぶ効率化はできましたし、スキャンもスムーズに行えたのですが、そこからさらに名刺データとアンケートデータを紐付けなくてはなりませんでした。こちらも結局、整理に1週間程かかってしまいました。

ワンストップで名刺撮影から情報整理までできるものを、と考えていた時に御社をご紹介いただき、3回目からの導入に至りました。

オリジナルフォームで、ワンストップかつ安全な情報管理が実現

ご利用いただくまでにさまざまな経緯があったのですね!ワンストップで情報整理まで担える点が、最も評価していただいたところでしょうか?
費用もポイントになりました。いろいろと試していたので、そうしたコストもかかっていましたから。結果、情報整理にかける費用は以前の半分以下に抑えることができました。
以前の半分以下ですか!ちなみに、導入はスムーズに行えましたか?
はい。『KAMIMAGE』の場合はフレキシブルな設定が可能でしたので、自分たちの目的に合わせたフォームを作ることができました。
当日の運用はいかがでしたか?
当日の担当スタッフには事前にレクチャーを行いましたが、操作しやすかったのでみんなすぐに使えるようになっていましたね。フォームに入れる項目を絞っていましたが、手書き欄のところで情報を補足できたのも良かったです。
なるほど。今回御社には、名刺撮影をした後にアンケートに答えていくというフォームをご利用いただきました。課題となっていた名刺とアンケート情報の紐付けを実現いただけたのではないでしょうか?
そうですね。特に、紙のアンケート用紙で行った時は、名刺とアンケート用紙が別になっていて、それを集めてさらに仕分けして……という状況だったので、情報がバラバラになっていました。イベント時は慌ただしいので、紛失のリスクや情報管理の面でも不安を感じていました。

『KAMIMAGE』では、名刺とアンケート情報、ヒアリングしたスタッフの情報までを一挙にまとめることができるうえ、クラウド上で管理できるという点も安心でした。

事前準備を重視することで、イベント後がスムーズに

紙のアンケートの場合、当日印刷して持って行くだけなので、事前準備はラクになるんですよね。イベントの準備期間はとにかく忙しいので準備が簡単な紙アンケートを選びがちなのですが、そうすると次のステップの、入力と集計に時間がかかってしまいます。

『KAMIMAGE』の場合は、事前にフォーム作成が必要になりますが、イベント後の入力と集計時間を短縮できるという仕組みです。どこに時間をかけるかの違いで、イベント後のアプローチをぐんと早めることができるんです。
こうした商談イベントの際は、いかに早くお礼メールを出して営業活動につなげるかが要になります。1ヶ月以内の利用を希望される方もいますから、そうしたご要望にも対応できるようになりました。
集計の機能は利用されましたか?
使いました。情報がリアルタイムでグラフ化されていくので、今回のイベントに確度の高いお客様がどのくらいいるのか、どんなものに興味を持っているのかということを、その場ですぐに知ることができましたね。

試行錯誤を経てたどり着いたベストな情報管理法

お届けしたデータにはご満足いただけたでしょうか?
はい。イベントは3日間行ったのですが、データは翌週の頭には届きました。早いだけでなく、確度や日付でソートができるのも見やすくて良かったです。おかげで、イベント後の社内作業は一切発生しませんでした。スピーディな営業活動につなげるための環境が整ったと感じています。今後は、ノウハウを生かした新たな展開も一緒に考えていきたいですね。

イベント時の名刺管理ツールとしてご利用いただいているソニー・ミュージックコミュニケーションズ様。他企業様へもご紹介いただいたり、次回に向けた前向きなご意見を頂戴したりと、非常に高い評価を頂いております。
これからもアップデートを続け、よりスムーズな管理ができるようお力添えをしていく所存です。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

「インタビュアー:うるるBPO 野坂」

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